Event Management und Messen

Events und Messen entwickeln sich schnell zu komplexen und herausfordernden Projekten.

Ausgangslage

Wer seine Kunden erfolgreich unterstützt, erhält immerhin die Chance, sie bei Folgeanlässen wieder begrüssen und/oder beraten zu dürfen.
Zudem braucht die Gewinnung neuer Kunden oft viel Geduld, vor allem aber eine professionelle und vor allem konsequente Überzeugungsarbeit.
Eine kompetente Beratung und Betreuung ihrer Kunden fällt Event- wie Messemanagern leichter, wenn sie auf verlässliche Informationen über ihre Auftraggeber bzw. Kunden zurückgreifen können.
Neben ihrer Planung, Organisation und Umsetzung gehört die multisensorische Kommunikation zum Aufbau der Marke zu den typischen Aufgaben der Verantwortlichen.

Herausforderungen

Event-Agenturen und Messeveranstalter haben komplexe Aufgaben und vielstufige Prozesse zu bewältigen. Sie operieren mit unzähligen Adressen und Kontakten, die ständig aktuell gehalten und für bestimmte Aufgaben rasch selektiert werden müssen.

Sie werden nicht nur von Terminen dominiert, sondern müssen ständig mit knappen Ressourcen operieren.

Anlässe, Personen und Aufgaben müssen terminiert, das Einhalten der Vorgaben penibel kontrolliert werden. Um all diese Aufgaben effizient wahrzunehmen, braucht das Management einen Überblick über alle Projekte, Personen und Ressourcen.

Diverse Kommunikations-kanäle sind zu koordinieren und verschiedene Kommunikationsinstrumente projektorientiert einzusetzen.

Branchenspezifische Lösung

Die CRM-Branchenlösung von Cybersystems basiert auf Microsoft Dynamics CRM und ergänzt den Standard um spezifische Funktionalitäten für das Event- und Messemanagement.
Es handelt sich um eine flexible, modular ausbaubare, browserbasierte Lösung.
Veranstaltungen werden mit den zugehörigen Sessions und Agenda Items erfasst und mit Akteuren, Terminen und Ressourcen verknüpft.
Alle relevanten Informationen über Aktivitäten, Kunden, Aussteller, Akteure und Gäste/Besucher werden historisiert und zu einer umfangreichen Wissens-Datenbank (Knowlegdge Base) verdichtet.
Über eine Website-Verknüpfung können sich Interessierte informieren und ggf. zu Events anmelden.

Nutzen

Die Branchenlösung unterstützt das gesamte Management. Sie optimiert nicht nur die Planung und Vorbereitung von solchen Veranstaltungen, sondern auch den Ressourceneinsatz in Marketing, Vertrieb und weiteren Bereichen.
Sie erlaubt es, Prozesse zu beschleunigen, zu kontrollieren und viele Aufgaben sogar zu automatisieren, um Mitarbeiter für wichtige(re) Jobs zu entlasten.
Bedürfnisse der Kunden und Cross-Selling-Potenzial, aber auch Chancen, neue Aussteller zu gewinnen, werden aufgedeckt.
Mit einem kundenorientierten Service und einer entsprechenden Kommunikation (inkl. entsprechendem Reklamationsmanagement) wird die Zufriedenheit des Kunden bzw. Aussteller und damit seine Bindung an die Agentur gestärkt.
Dank der Einbindung eines Website-Tools können sich Interessenten übers Netz über Events informieren und gleich dazu anmelden.